Hantering av personuppgifter - Chalmers Studentkår

Chalmers studentkår värnar om din personliga integritet. Här beskriver vi varför och hur vi behandlar personuppgifter, varifrån uppgifterna kommer, vilka som kan ta del av dem, hur länge de sparas och vilka rättigheter du har.

Vi behandlar bara de personuppgifter som behövs för ett tydligt ändamål och med stöd av en rättslig grund enligt dataskyddsförordningen (GDPR).

Kortfattat

Vi får vissa studentuppgifter från Chalmers tekniska högskola och samlar också in uppgifter direkt från dig.
Vi använder uppgifterna för bland annat medlemskap, kåravgifter, kårkort och accesser, Kårappen, rabatter och erbjudanden, studentaktiviteter, studentinflytande samt stöd- och trygghetsärenden.
Vår roll varierar. För vissa uppgifter är studentkåren personuppgiftsbiträde åt Chalmers och följer då Chalmers instruktioner. För andra behandlingar bestämmer studentkåren själv ändamål och medel och är personuppgiftsansvarig.
Vissa uppgifter sparas även efter examen för att följa upp medlemsärenden och kårobligatoriet samt, när det finns stöd för det, erbjuda alumnitjänster, förmåner och fortsatt tillgång till Kårappen.
För förtroendevalda och ideellt engagerade behandlar vi uppgifter för bland annat val och uppdrag, interna system, accesser, kontakt, ersättningar och redovisning.
Vi säljer inte personuppgifter. Uppgifter lämnas bara till mottagare som behöver dem för ett angivet ändamål eller när vi måste lämna ut dem enligt lag.
Du kan kontakta oss för att få information om våra behandlingar eller begära ett registerutdrag.

Personuppgiftsansvarig och omfattning

Chalmers studentkår, organisationsnummer 857200-2577, är personuppgiftsansvarig för de egna behandlingar som beskrivs på denna sida, om inte annat anges för en viss behandling.

Chalmers studentkår är en självständig organisation i förhållande till Chalmers tekniska högskola. Rollen enligt GDPR avgörs för varje behandling:

För kontroll av kåravgift, inpassering i Chalmers lokaler och vissa trygghetsärenden inom Trygg på Chalmers behandlar studentkåren uppgifter som personuppgiftsbiträde åt Chalmers. Chalmers är då personuppgiftsansvarig och studentkåren får bara behandla uppgifterna enligt Chalmers dokumenterade instruktioner.
För mottagningsaktiviteter, erbjudanden, förmåner och service, Kårappen, kommunikation, undersökningar och kontakter i samband med examen bestämmer studentkåren ändamål och medel och är självständigt personuppgiftsansvarig.
Om samma typ av uppgift också behövs för ett eget ändamål, exempelvis studentkårens administration av medlemsförhållandet, är det en separat behandling med en egen rättslig grund och lagringstid.

Denna sida beskriver både studentkårens egna behandlingar och de behandlingar som studentkåren utför för Chalmers räkning. Kårbolag, sektioner, föreningar och andra organisationer kan vara självständigt personuppgiftsansvariga för sina behandlingar. I sådana fall gäller även deras information om personuppgifter.

Uppgifter som delas mellan Chalmers och studentkåren

Chalmers beskriver på sin sida om hantering av personuppgifter att personuppgifter om studenter delas med Chalmers studentkår i följande sammanhang:

När studentkåren är personuppgiftsbiträde åt Chalmers

Medlemskap och kontroll av kåravgift inför tentamen och examen: För- och efternamn, personnummer, adress, CID, programkod, examensbevisets benämning och examensbevisets utfärdandedatum. Uppgifterna används för att kontrollera om kåravgiften har betalats. Chalmers tillämpar kårobligatorium enligt beslut dnr C 2007/341, vilket innebär att studenter och forskarstuderande ska vara medlemmar och betala kåravgift under studietiden.
Inpassering i Chalmers lokaler: För- och efternamn, personnummer, adress, program och uppgift om studentens aktivitet. Uppgifterna används för att ta fram inpasseringskort och bevilja tillträde.
Trygg på Chalmers: För- och efternamn och program kan delas i ett aktuellt ärende om kränkningar eller trakasserier inom studentkårens ansvarsområde eller när studentkåren medverkar i Chalmers ärende.

När studentkåren är självständigt personuppgiftsansvarig

Antagning och mottagning: För- och efternamn, adress, e-postadress, telefonnummer och program används för att kontakta antagna studenter och genomföra mottagningsaktiviteter.
Erbjudanden, förmåner och service: För- och efternamn, personnummer, adress, CID, program och uppgift om studentens aktivitet används för exempelvis rabatter, bokningsmöjligheter, bostadsköer och tillgång till Kårappen.
Kommunikation om Chalmers och studentkårens verksamhet: För- och efternamn, personnummer, adress och e-postadress används för relevant information om verksamhet och engagemang, bland annat genom Kårappen.
Undersökningar: För- och efternamn, personnummer, adress och e-postadress används för att bjuda in till och genomföra relevanta undersökningar.
Kontakter i samband med examen: För- och efternamn, personnummer, e-postadress, examensbevisets benämning och utfärdandedatum används för att gratulera vid examen, informera om stödmedlemskap och bjuda in till högtider och andra relevanta aktiviteter.

Studentkårens självständiga behandlingar ovan grundas på berättigat intresse, artikel 6.1 f GDPR. För direktmarknadsföring kan samtycke krävas enligt reglerna om elektronisk marknadsföring.

Överföringen ska begränsas till de uppgifter som behövs för det aktuella ändamålet. Att uppgifter förekommer i Chalmers antagnings- eller studiesystem innebär alltså inte i sig att studentkåren ska få tillgång till dem. Uppgifter som studentkåren behandlar som biträde får inte användas för studentkårens egna ändamål utan ett separat, lagligt stöd.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka uppgifter vi behandlar beror på din relation till studentkåren och vilka tjänster du använder. Det kan bland annat vara:

namn, personnummer eller födelsedatum och andra identitetsuppgifter
CID, student-ID, medlemsnummer och kort- eller accessidentifierare
adress, telefonnummer, e-postadress och språkval
uppgifter om antagning, registrering, program, sektion, studietid och studentstatus
uppgifter om examen, exempelvis examensbevisets benämning och utfärdandedatum
uppgifter om medlemskap, kåravgifter, betalningar, rabatter och behörigheter
uppgifter om användning av Kårappen, medlemsportalen och andra digitala tjänster, till exempel inloggning, biljetter, anmälningar, valda inställningar, enhetsuppgifter, IP-adress och tekniska loggar
uppgifter om uppdrag, val, mandatperioder, utbildningar och behörigheter för förtroendevalda och ideellt engagerade
bank-, skatte- och andra ekonomiska uppgifter som behövs för fakturering, utbetalning, ersättning eller redovisning
fotografier, filmer och annan dokumentation från verksamheten
innehåll i frågor, ansökningar, synpunkter, rapporter, stödärenden och annan kontakt med oss.

Personnummer behandlas bara när det är tydligt motiverat, exempelvis för säker identifiering, samordning mellan system, betalning eller kontroll av medlemsstatus.

Uppgifter om exempelvis hälsa, funktionsnedsättning, religion, politiska åsikter eller andra känsliga förhållanden behandlas endast när det är nödvändigt och när det finns särskilt stöd enligt GDPR. Sådana uppgifter kan exempelvis förekomma i ett stöd- eller trygghetsärende, i samband med tillgänglighetsanpassning eller när kostbehov hanteras inför ett arrangemang. Åtkomsten begränsas till de personer som behöver uppgifterna.

Uppgifter om misstänkta eller konstaterade lagöverträdelser behandlas endast när det är tillåtet enligt tillämpliga dataskyddsregler och nödvändigt för det aktuella ärendet.

Varifrån kommer uppgifterna?

Vi samlar huvudsakligen in personuppgifter:

från Chalmers tekniska högskola inom ramen för antagning, studentadministration och parternas datadelningsavtal
direkt från dig när du använder våra tjänster, betalar en avgift, anmäler dig till ett arrangemang, söker ett uppdrag eller kontaktar oss
från en valberedning, ett beslutande organ eller en annan del av studentkåren när du nomineras, väljs eller tillträder ett uppdrag
från samarbetspartner, medarrangörer eller offentliga källor när det är relevant och lagligt.

Våra behandlingar i detalj

Antagna studenter, medlemskap och kåravgifter

Ändamål: Att kontakta antagna studenter och genomföra mottagningsaktiviteter, förbereda medlemskapet inför studiestarten, skapa och uppdatera medlemsuppgifter, administrera medlemskap och kåravgifter, utfärda medlemsbevis och kårkort, ge nödvändig medlemsinformation samt hantera frågor om medlems- och avgiftsstatus. Uppgifter används också för de kontroller som Chalmers gör inför bland annat tentamen och examen.

Behandlingar och uppgifter: För mottagningen kan vi få namn, adress, e-postadress, telefonnummer och program från Chalmers. För medlemskap och avgiftskontroll behandlar vi identitets- och kontaktuppgifter, personnummer, CID eller motsvarande identitet, programkod och sektionsanknytning, studie- och registreringsstatus, examensbevisets benämning och utfärdandedatum samt uppgifter om medlemskap, avgifter, betalningar, befrielser och medlemskort.

Ansvarsfördelning och rättslig grund: För mottagningskontakten är studentkåren personuppgiftsansvarig och behandlingen grundas på berättigat intresse, artikel 6.1 f GDPR. Studentkårens egen medlemsadministration är i huvudsak nödvändig för medlemsförhållandet, artikel 6.1 b GDPR. För kontrollen av kåravgift åt Chalmers är studentkåren personuppgiftsbiträde och följer Chalmers instruktioner. Chalmers grundar överföringen på uppgift av allmänt intresse, artikel 6.1 e GDPR, med stöd i 2 kap. 6 § 8 förordningen (1993:1153), medan studentkårens behandling inom medlemsförhållandet grundas på artikel 6.1 b. Uppgifter som måste sparas enligt exempelvis bokföringsregler behandlas med stöd av rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c GDPR.

Lagringstid: Uppgifterna sparas så länge de behövs för mottagningens och medlemskapets administration. Nödvändig medlems- och avgiftshistorik sparas även efter examen när den behövs för att följa upp eller rätta medlemsärenden, verifiera medlemskap eller betalningar, hantera frågor om kårobligatoriet, tentamen eller examen och tillvarata rättsliga anspråk. Bokföringsunderlag sparas så länge tillämpliga redovisningsregler kräver det. Uppgifter om personer som inte påbörjar sina studier eller sitt medlemskap gallras när uppgifterna inte längre behövs.

Mottagare: Chalmers, leverantörer av medlems-, kort-, betalnings- och kommunikationstjänster samt, när det behövs, berörd del av studentkåren.

Kårkort, accesser och säkerhet

Ändamål: Att ge medlemmar och förtroendevalda rätt tillträde till studentkårens lokaler och andra kårrelaterade utrymmen, administrera kort och behörigheter samt förebygga och utreda säkerhetsincidenter. För Chalmers räkning behandlar studentkåren också uppgifter för att ta fram inpasseringskort och bevilja tillträde till Chalmers lokaler.

Behandlingar och uppgifter: För Chalmers lokaler behandlar vi för- och efternamn, personnummer, adress, program och uppgift om studentens aktivitet. För studentkårens egna accesser kan vi också behandla medlems- eller uppdragsstatus, kortnummer, tilldelade behörigheter, tidpunkter för förändringar och, när det behövs, passageloggar och incidentuppgifter.

Ansvarsfördelning och rättslig grund: För inpassering i Chalmers lokaler är studentkåren personuppgiftsbiträde åt Chalmers. Uppgift av allmänt intresse, artikel 6.1 e GDPR, utgör rättslig grund för Chalmers överföring och berättigat intresse, artikel 6.1 f GDPR, utgör rättslig grund för behandlingen för att bevilja inpassering. För studentkårens egna lokaler och uppdrag är studentkåren personuppgiftsansvarig. Behandlingen grundas då på avtal, artikel 6.1 b GDPR, när accessen ingår i medlemskapet eller uppdraget, och på berättigat intresse, artikel 6.1 f GDPR, för behörighetsstyrning, fysisk säkerhet och incidentutredning.

Lagringstid: Behörigheter tas bort när de inte längre behövs. Passageloggar och incidentuppgifter sparas under en begränsad tid utifrån säkerhetsbehovet och så länge uppgifterna behövs för att utreda en händelse eller hantera rättsliga anspråk.

Mottagare: Chalmers, behörig säkerhets- och servicepersonal, Mecenat AB för produktion av accesskort och kårkort, andra godkända leverantörer av kort- och accessystem samt myndighet när det krävs enligt lag eller är nödvändigt för att hantera en incident.

Kårappen, medlemsportalen och andra digitala tjänster

Ändamål: Att identifiera användaren, ge tillgång till digitalt medlemsbevis, medlemsinformation, nyheter, evenemang, biljetter och andra funktioner, skicka valda notiser, ge support samt förebygga missbruk och upprätthålla IT-säkerhet. Uppgifter kan även användas för att utveckla tjänsterna genom sammanställd statistik och analys.

Behandlingar och uppgifter: Beroende på vilken funktion du använder behandlar vi identitets- och inloggningsuppgifter, medlems- och alumnistatus, program- och sektionsanknytning, språk och inställningar, följda organisationer, anmälningar, biljetter och QR-koder, push-token, supporthistorik samt enhets-, nätverks- och logguppgifter. Om en betalningsfunktion tillhandahålls av en annan aktör är den aktören normalt personuppgiftsansvarig för sin betalnings- och köphistorik och lämnar egen information om behandlingen.

Rättslig grund: Avtal, artikel 6.1 b GDPR, för funktioner som behövs för att tillhandahålla den tjänst du använder. Berättigat intresse, artikel 6.1 f GDPR, för säkerhet, support, felsökning och verksamhetsutveckling. Samtycke, artikel 6.1 a GDPR, används när en valfri funktion eller mätning kräver det.

Lagringstid: Kontouppgifter kan sparas även efter examen medan ditt konto eller din alumnirelation är aktiv och du har tillgång till Kårappen. Därefter sparas de endast så länge de behövs för exempelvis säkerhet, felsökning, ekonomisk redovisning eller rättsliga anspråk. Biljett- och deltagaruppgifter gallras efter genomfört arrangemang och nödvändig uppföljning, om de inte måste sparas längre. Tekniska loggar sparas under begränsade tider utifrån säkerhets- och felsökningsbehov.

Mottagare: Leverantörer av drift, utveckling, autentisering, meddelanden, biljetter och support samt den arrangör som behöver deltagaruppgifter för att genomföra ett arrangemang.

Rabatter, erbjudanden och kommunikation

Ändamål: Att ge medlemmar rabatter och andra medlemsförmåner, verifiera rätten till en förmån samt skicka medlemsinformation, nyheter, erbjudanden och inbjudningar. För att göra informationen relevant kan den anpassas utifrån exempelvis medlemsstatus, program, sektion, språk eller uttryckta val.

Behandlingar och uppgifter: Vi behandlar kontaktuppgifter, medlemsstatus, program- och sektionsanknytning, språk, kommunikationsval och de uppgifter som behövs för att verifiera en rabatt eller förmån. Kårens samarbetspartner får normalt bara den information som behövs för att kontrollera behörigheten, exempelvis att ett medlemskap är giltigt.

Rättslig grund: Avtal, artikel 6.1 b GDPR, när rabatten, förmånen eller informationen ingår i medlemskapet. Berättigat intresse, artikel 6.1 f GDPR, kan användas för relevant information om kårens verksamhet och erbjudanden. För elektronisk direktmarknadsföring inhämtar vi samtycke när det krävs. Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring och kan avregistrera dig via länken i utskicket eller genom att kontakta oss. En invändning mot marknadsföring påverkar inte medlemskapet eller tillgången till andra tjänster.

Lagringstid: Uppgifterna används så länge medlems- eller kontaktrelationen består eller tills du invänder mot marknadsföring eller återkallar ett samtycke. Vi kan spara en begränsad spärruppgift för att säkerställa att du inte får nya marknadsföringsutskick.

Mottagare: Leverantörer av kommunikations- och medlemstjänster samt de samarbetspartner som behöver verifiera rätten till en förmån. Vi säljer inte personuppgifter till annonsörer eller samarbetspartner.

Efter examen

Ändamål: Studentkåren sparar vissa uppgifter även efter att du har tagit examen för att:

följa upp, rätta och dokumentera medlemsärenden och frågor om kåravgifter eller kårobligatoriet
verifiera tidigare medlemskap och betalningar i frågor som rör tentamen, examen eller examensbevis
gratulera i samband med examen, informera om möjligheten att bli stödmedlem och bjuda in till högtider, alumnieevenemang och andra relevanta aktiviteter
ge relevanta erbjudanden, förmåner och service till tidigare studenter
ge fortsatt tillgång till Kårappen och kommunicera om Chalmers och studentkårens verksamhet.

Behandlingar och uppgifter: Vi kan behandla namn, personnummer, adress, e-postadress, CID, program, uppgift om studentaktivitet, medlems- och avgiftshistorik, alumn- eller stödmedlemsstatus, examensbevisets benämning och utfärdandedatum samt de konto-, inställnings- och logguppgifter som behövs för Kårappen.

Rättslig grund: Uppföljning av medlemsförhållandet och medlemsärenden grundas på avtal, artikel 6.1 b GDPR. Nödvändig dokumentation, relevanta examens- och alumnkontakter, erbjudanden, förmåner och fortsatt tillgång till Kårappen kan grundas på studentkårens berättigade intresse, artikel 6.1 f GDPR. Uppgifter som måste sparas enligt lag behandlas med stöd av rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c GDPR. För elektronisk direktmarknadsföring inhämtar vi samtycke när det krävs.

Lagringstid och val: Vi sparar inte uppgifterna enbart för att en person tidigare har studerat vid Chalmers. Uppgifterna granskas och sparas så länge de behövs för de ändamål som anges ovan. Medlems- och avgiftshistorik kan därför sparas längre än kontaktuppgifter som används för erbjudanden. Kommunikation och direktmarknadsföring upphör när du invänder eller återkallar ett samtycke. Tillgången till Kårappen och tillhörande kontouppgifter sparas medan alumnitjänsten eller kontot är aktivt och gallras därefter enligt tjänstens säkerhets- och dokumentationsbehov. En invändning mot erbjudanden eller Kårappen innebär inte att uppgifter som fortfarande behövs för medlemsärenden, kårobligatoriet, lagkrav eller rättsliga anspråk automatiskt raderas.

Mottagare: Behöriga personer inom studentkåren, Chalmers när ett medlems- eller avgiftsärende behöver stämmas av, leverantörer av medlems-, kommunikations- och apptjänster samt samarbetspartner som behöver verifiera rätten till en förmån.

Arrangemang och studentaktiviteter

Ändamål: Att bjuda in till, planera, genomföra och följa upp arrangemang, utbildningar, mottagningsaktiviteter, resor, tävlingar och andra aktiviteter.

Behandlingar och uppgifter: Vi kan behandla namn, kontaktuppgifter, medlems- och sektionsanknytning, anmälan, biljett, betalning, närvaro och praktiska önskemål. Uppgifter om kost, hälsa eller tillgänglighet samlas bara in när de behövs. Bilder och filmer kan tas för dokumentation och information om studentkårens verksamhet.

Rättslig grund: Avtal, artikel 6.1 b GDPR, när behandlingen krävs för din anmälan eller biljett. Berättigat intresse, artikel 6.1 f GDPR, för att planera, dokumentera och utveckla verksamheten. Samtycke används när det behövs för valfri publicering eller behandling av känsliga personuppgifter. I en nödsituation kan uppgifter behandlas för att skydda en persons grundläggande intressen.

Lagringstid: Deltagaruppgifter gallras efter att arrangemanget och nödvändig uppföljning har avslutats. Betalnings- och bokföringsunderlag sparas enligt lag. Bilder och filmer sparas så länge de är relevanta för det angivna informations- eller dokumentationsändamålet. Du kan kontakta oss om du vill invända mot fortsatt användning av en bild där du kan identifieras.

Mottagare: Ansvarig arrangör, medarrangör och leverantörer av exempelvis biljett-, betalnings-, lokal-, rese- eller säkerhetstjänster. Om en medarrangör är självständigt personuppgiftsansvarig informerar vi om detta när det behövs.

Studentinflytande, stöd och trygghetsärenden

Ändamål: Att företräda studenter, genomföra val, undersökningar, enkäter och påverkansarbete, ge stöd i studie- och medlemsfrågor samt ta emot, utreda och följa upp uppgifter om oegentligheter, trakasserier eller andra händelser som påverkar tryggheten. När det behövs samverkar studentkåren med Chalmers.

Behandlingar och uppgifter: För inbjudningar till undersökningar kan vi få namn, personnummer, adress och e-postadress från Chalmers. I val, påverkansarbete och stödärenden kan vi behandla identitets- och kontaktuppgifter, program- och sektionsanknytning, synpunkter, enkätsvar, ärendebeskrivningar, korrespondens, uppgifter om berörda personer och vittnen samt beslut och vidtagna åtgärder. Ett ärende kan innehålla känsliga personuppgifter eller uppgifter om misstänkta lagöverträdelser.

Ansvarsfördelning och rättslig grund: Studentkåren är personuppgiftsansvarig för egna val, undersökningar, påverkansarbete, stödärenden och trygghetsärenden. Behandlingen grundas normalt på berättigat intresse, artikel 6.1 f GDPR, eller på avtal, artikel 6.1 b GDPR, när stödet ingår i medlemskapet. Du kan invända mot fortsatta utskick om undersökningar. När studentkåren hanterar uppgifter på Chalmers instruktioner inom Trygg på Chalmers är studentkåren i stället personuppgiftsbiträde. Samtycke, artikel 6.1 a GDPR, utgör rättslig grund för den behandlingen. Om känsliga personuppgifter behandlas krävs dessutom en särskild grund enligt artikel 9 GDPR, exempelvis uttryckligt samtycke när det är lämpligt eller att behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Bedömningen görs utifrån det enskilda ärendet och vem som är personuppgiftsansvarig.

Lagringstid: Personuppgifter i stöd- och trygghetsärenden sparas så länge ärendet pågår och därefter så länge det behövs för uppföljning, dokumentation och rättsliga anspråk. Uppgifter som inte längre behövs raderas eller anonymiseras. Resultat från enkäter och uppföljning används i första hand i sammanställd eller anonymiserad form.

Mottagare: Endast särskilt behöriga personer inom studentkåren. Uppgifter kan delas med Chalmers, juridiskt ombud, försäkringsgivare eller myndighet när det är nödvändigt och lagligt. Vi begränsar delningen till vad mottagaren behöver.

Förtroendevalda och ideellt engagerade

Ändamål: Att administrera intresseanmälan, nominering, val, uppdrag och mandatperioder, publicera nödvändig information om valda företrädare, ge tillgång till lokaler, interna system och arbetsmaterial, genomföra utbildningar, sköta kontakt och överlämning samt hantera arvoden, utlägg, resor, försäkringar och annan ekonomisk ersättning.

Behandlingar och uppgifter: Vi behandlar bland annat identitets- och kontaktuppgifter, CID, medlems- och studieuppgifter, ansöknings- och nomineringsunderlag, uppdrag, organ, mandatperiod, beslut och protokoll, systemkonton, behörigheter och loggar. För ersättningar behandlar vi bankkonto, skatteuppgifter, utlägg, närvaro och andra nödvändiga ekonomiska uppgifter. Fotografier, presentationstexter och kontaktuppgifter kan publiceras när det behövs för uppdraget.

Rättslig grund: Avtal, artikel 6.1 b GDPR, för att administrera det accepterade uppdraget och tillhörande ersättning. Berättigat intresse, artikel 6.1 f GDPR, för nominering och val, intern styrning, kontakt, dokumentation, behörighetsadministration, informationssäkerhet och verksamhetens historik. Rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c GDPR, används för exempelvis bokföring, skatt och arbetsgivarrelaterade skyldigheter. Samtycke kan användas för frivillig publicering som inte är nödvändig för uppdraget.

Lagringstid: Aktuella kontaktuppgifter, konton och behörigheter sparas under uppdraget och tas bort eller uppdateras efter avslutad mandatperiod. Uppgifter som behövs för överlämning, ansvar, revision eller rättsliga anspråk sparas längre. Ekonomiska underlag sparas enligt lag. Beslut, protokoll och uppgift om vem som innehaft ett förtroendeuppdrag kan bevaras långsiktigt som en del av studentkårens styrning och historia.

Mottagare: Behöriga personer och organ inom studentkåren, medlemmar och allmänhet när uppgifter publiceras i beslut eller kontaktvägar, Chalmers och andra organisationer där personen representerar studentkåren samt leverantörer av IT-, access-, ekonomi-, bank-, rese- och försäkringstjänster och berörda myndigheter.

Samarbetspartner och andra externa kontakter

Ändamål: Att upprätthålla relevanta relationer med samarbetspartner, leverantörer, givare och andra externa kontakter, administrera avtal och donationer samt skicka relevant information och inbjudningar. Behandling av tidigare studenter och stödmedlemmar beskrivs under Efter examen ovan.

Behandlingar och uppgifter: Namn, kontaktuppgifter, organisation och roll, relation till Chalmers eller studentkåren, avtal, korrespondens samt betalnings- och ekonomiska uppgifter när det behövs.

Rättslig grund: Avtal, artikel 6.1 b GDPR, för medlemskap, köp, donationer och andra avtal. Berättigat intresse, artikel 6.1 f GDPR, för att sköta och utveckla relevanta relationer. Rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c GDPR, för bokföring och andra lagkrav. Samtycke används för elektronisk marknadsföring när det krävs.

Lagringstid: Uppgifterna sparas så länge relationen är aktiv och därefter så länge de behövs för avtal, uppföljning, redovisning eller rättsliga anspråk. Marknadsföring upphör när du invänder eller återkallar ett samtycke.

Mottagare: Behöriga personer inom studentkåren, leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning, banker och betalningsförmedlare, revisorer, rådgivare och myndigheter samt avtalspart när det är nödvändigt.

När du kontaktar oss

Ändamål: Att besvara frågor, ge service, ta emot synpunkter, hantera klagomål och dokumentera överenskommelser eller ärenden.

Behandlingar och uppgifter: Kontaktuppgifter och de personuppgifter som framgår av ditt meddelande eller som behövs för att hantera frågan.

Rättslig grund: Berättigat intresse, artikel 6.1 f GDPR, att kunna kommunicera och hantera ärenden. Avtal, artikel 6.1 b GDPR, används när kontakten gäller medlemskap, köp, uppdrag eller annan avtalsrelation. Rättslig förpliktelse, artikel 6.1 c GDPR, används när lagen kräver att uppgifter bevaras eller lämnas ut.

Lagringstid: Uppgifterna sparas så länge de behövs för att hantera och följa upp ärendet samt, när det är motiverat, för att dokumentera överenskommelser eller rättsliga anspråk.

Mottagare: Den del av studentkåren eller den externa part som behöver medverka för att hantera frågan. Vi informerar om en extern part blir självständigt personuppgiftsansvarig när det behövs.

Webbplats, kakor och analys

När du använder vår webbplats kan vi behandla IP-adress, enhets- och webbläsaruppgifter, besökta sidor och andra tekniska uppgifter. Nödvändiga kakor används för att webbplatsen och dess säkerhetsfunktioner ska fungera.

Profilering och automatiserade beslut

Vi kan sortera och anpassa information utifrån exempelvis medlemsstatus, program, sektion, språk eller valda intressen. Sådan segmentering används för att visa relevant information och innebär inte i sig ett beslut som har rättsliga eller på liknande sätt betydande följder för dig.

Studentkåren fattar normalt inte beslut med sådana följder enbart genom automatiserad behandling. Om vi inför en sådan behandling får du särskild information om logiken, betydelsen, de förutsedda följderna och din rätt till mänsklig granskning.

Vilka kan ta del av uppgifterna?

Endast personer som behöver personuppgifterna för sitt arbete eller uppdrag får tillgång till dem. Beroende på behandling kan uppgifter delas med:

Chalmers tekniska högskola
behöriga delar av studentkåren, exempelvis en kommitté eller ett beslutande organ
sektioner, kårbolag, föreningar, medarrangörer och samarbetspartner när det behövs för en tjänst eller aktivitet
leverantörer av IT-drift, systemutveckling, kommunikation, autentisering, betalning, kort, access, biljetter, resor eller andra stödtjänster
banker, revisorer, försäkringsgivare och juridiska rådgivare
myndigheter eller andra mottagare när det krävs enligt lag eller är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

En leverantör som behandlar personuppgifter enbart för vår räkning är personuppgiftsbiträde och får bara behandla uppgifterna enligt våra instruktioner och ett personuppgiftsbiträdesavtal. När en mottagare bestämmer egna ändamål och medel är mottagaren självständigt personuppgiftsansvarig.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för det ändamål de samlades in för. Lagringstiden bestäms bland annat av:

hur länge medlemskapet, uppdraget, avtalet, tjänsten eller ärendet pågår
behovet av att även efter examen följa upp medlemsärenden, kårobligatoriet och tentamens- eller examensrelaterad avgiftskontroll
hur länge en alumnirelation, ett konto i Kårappen eller en annan efterfrågad tjänst är aktiv
om du invänder mot kommunikation, erbjudanden eller direktmarknadsföring
säkerhets-, uppföljnings- och dokumentationsbehov
preskriptionsfrister och behovet av att hantera rättsliga anspråk
krav i bland annat bokförings-, skatte- och arbetsrättslig lagstiftning
studentkårens behov av att bevara beslut, protokoll och nödvändig organisationshistorik.

När uppgifterna inte längre behövs raderas eller anonymiseras de. Personuppgifter som studentkåren endast behandlar som biträde åt Chalmers sparas och gallras enligt Chalmers instruktioner.

Hur skyddar vi personuppgifterna?

Vi använder tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder utifrån behandlingens risk. Det innebär bland annat att vi:

styr behörigheter enligt principen att varje person bara ska ha den åtkomst som uppdraget kräver
använder säkra inloggningsmetoder och flerfaktorsautentisering där det är lämpligt
skyddar information vid överföring och lagring, bland annat genom kryptering där det är lämpligt
säkerhetskopierar information och har rutiner för återställning och kontinuitet
gallrar uppgifter och avslutar konton och behörigheter när de inte längre behövs
granskar leverantörer och reglerar deras behandling genom avtal
bedömer integritetsrisker inför nya eller väsentligt förändrade behandlingar

För behandlingar som studentkåren utför åt Chalmers följer vi Chalmers dokumenterade instruktioner och riktlinjer för informationssäkerhet.

Dina rättigheter

Vilka rättigheter som gäller beror på vilken behandling och rättslig grund det är fråga om. Du kan ha rätt att:

få information och tillgång: få veta om vi behandlar personuppgifter om dig och få ett kostnadsfritt registerutdrag med en kopia av uppgifterna och information om behandlingen
få uppgifter rättade: begära att felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättas eller kompletteras
få uppgifter raderade: begära radering när det finns förutsättningar enligt GDPR; rätten gäller inte om uppgifterna fortfarande behövs exempelvis för en rättslig förpliktelse eller ett rättsligt anspråk
begränsa behandlingen: begära att uppgifterna endast lagras eller används för vissa ändamål medan en fråga utreds
invända: invända mot behandling som grundas på berättigat intresse; vi måste då bedöma om det finns skäl som väger tyngre för fortsatt behandling
stoppa direktmarknadsföring: invända när som helst; när du invänder upphör behandlingen för detta ändamål
få ut och flytta uppgifter: få uppgifter som du själv lämnat i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format när behandlingen är automatiserad och grundas på samtycke eller avtal
återkalla samtycke: återkalla ett samtycke när som helst utan att det påverkar lagligheten i den behandling som redan har skett
begära mänsklig granskning: om du mot förmodan omfattas av ett automatiserat beslut som har rättsliga eller liknande betydande följder.

Så begär du information eller ett registerutdrag

För behandlingar där studentkåren är personuppgiftsansvarig hanterar studentkåren din begäran. För behandlingar där studentkåren är personuppgiftsbiträde är Chalmers personuppgiftsansvarig och fattar beslut om din begäran. Du kan ändå kontakta studentkåren; vi vidarebefordrar då begäran och hjälper Chalmers. Du kan också vända dig direkt till Chalmers via deras sida om hantering av personuppgifter.

Som skyddsåtgärd vid en begäran efterfrågar vi att du stärker din identitet. Skicka din begäran till info@chalmersstudentkar.se och skriv ”Begäran enligt GDPR” i ämnesraden. Ange:

namn och en kontaktväg där vi kan återkomma
vilken rättighet du vill använda
gärna vilken tjänst, tidsperiod eller behandling begäran gäller, om du vill hjälpa oss att hitta rätt uppgifter snabbare.

Du behöver inte motivera din begäran. Vi hanterar begäran så snart som möjligt och senast inom en månad. Om begäran är komplicerad eller omfattande kan tiden förlängas med högst två månader. I så fall informerar vi dig om förlängningen och orsaken inom den första månaden.

Frågor och klagomål

Har du frågor, vill veta mer om en viss behandling eller anser att vi har hanterat dina personuppgifter felaktigt, kontakta info@chalmersstudentkar.se.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY): www.imy.se.

Ändringar av informationen

Vi kan uppdatera denna information när våra behandlingar eller rättsliga krav förändras. Den senaste versionen finns alltid på studentkårens webbplats.